Depois de ler este artigo você nunca mais precisará de um curso de gestão do tempo!
“Dinheiro é tempo”… não o contrário!! Faça uma pausa e observe os objetos ao seu redor, por exemplo. Foram adquiridos a partir do dinheiro, que foi obtido com a dedicação e tempo de alguém.
Quanto mais valorizada for sua hora produtiva, mais itens você poderá comprar com o mesmo tempo de dedicação.
Os 5 princípios que ajudarão você a utilizar o seu tempo com maestria
Depois de anos e anos acessando livros, artigos, vídeos, cursos e outros conteúdos sobre gestão do tempo, concluí que 5 princípios norteiam a maior parte das técnicas recomendáveis de “Gestão do Tempo”:
Princípio 1 – Priorização
Você não conseguirá alcançar um ótimo uso do tempo se não for capaz de organizar o que é prioridade em sua vida. E a vida compreende mais que o trabalho, não é mesmo? Um livro clássico que aborda com propriedade esse tema é “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, de Stephen Covey.
Ele parte do princípio que devemos considerar vários aspectos das nossas vidas ao determinar o que é realmente importante para nós. E aquilo que for mais importante deve ser considerado como prioridade em nossas agendas. Mais recentemente, observamos um conceito semelhante na estrutura da ferramenta “Roda da Vida”, muito utilizada em processos de coaching.
Outra leitura que considero interessante sobre a priorização é “A Tríade do Tempo”, de Christian Barbosa, que já propõe estabelecer prioridades considerando trabalho, família e qualidade de vida.
Boa parte dos livros sobre gestão do tempo sugerem que você organize suas atividades em uma matriz “Importância x Urgência”. Você observará que há grandes possibilidades de utilizar melhor o seu tempo se abandonar tarefas que não são importantes (quer sejam urgentes ou não).
Princípio 2 – Planejamento
Se você já identificou o que é prioridade em sua vida, considerando os diversos aspectos (finanças, saúde, família, conhecimento, etc.), é preciso estabelecer em uma agenda o que você deverá fazer em relação a cada um desses aspectos. Vai fazer atividade física? Aprender um novo idioma? Dedicar-se aos filhos? Cuidar de si? Trabalhar?
Qualquer que seja a atividade, sempre ligada ao que é prioridade em sua vida, merece ter um espaço planejado em sua agenda. E aqui não há mágica… o dia tem 24 horas para todo mundo. Às vezes será necessário abrir mão de alguma coisa agradável e não prioritária para que o planejamento seja possível.
Algumas considerações adicionais sobre o planejamento:
- É importante estabelecer um horizonte de planejamento de pelo menos 15 dias para que você de fato se organize. Aquela ideia de ‘faça uma lista das três tarefas prioritárias para o dia seguinte’ não funciona.
- Se você preencher completamente todos os horários da sua agenda, a tendência é que o seu planejamento não funcione na prática. Qualquer imprevisto vai comprometer o planejamento da semana toda. O que é preciso fazer então? Planeje os blocos de atividades, e também “tempos livres”, sem nada programado! E aí, quando alguma atividade agendada não puder ser realizada, você poderá transferi-la para o próximo bloco de ‘tempo livre’.
► Por exemplo: Imagine que você tenha programado fazer atividades físicas às terças e quintas das 6h30 às 7h30, tendo mantido livres os mesmos horários nas segundas, quartas e sextas. Se a atividade de uma terça-feira não puder ser realizada, você poderá transferir essa atividade para o próximo período livre, ou seja, quarta-feira das 6h30 às 7h30.
- Inclua “Lazer, tempo para você e atividades com a família/amigos” na agenda! Parece absurdo e nada espontâneo… mas é uma grande ideia, e, por experiência própria, posso dizer que funciona muito bem;
- Revise o planejado x realizado toda semana, para que possa identificar se tudo correu como esperado e planejar eventuais mudanças.
Princípio 3 – Foco
Sem foco não é possível desenvolver aquilo que foi planejado. E o foco significa renúncia a tudo o mais que não for importante no momento. “Importante”, como já vimos, é aquilo que está em seu planejamento.
Algumas considerações sobre o foco:
- Uma das principais causas da falta de foco é ‘não saber dizer não’. Esse não é um desafio simples. Talvez não seja momento de você fazer parte da ‘comissão de festas’ do seu condomínio, por exemplo; ou terá que recusar um convite para um evento social; ou ainda precisará dizer que não poderá atender a alguém em determinado momento… Bem, você já percebeu a ideia. É preciso ser assertivo!
- Dê adeus aos ladrões eletrônicos de tempo. Hoje temos uma série de aparelhos eletrônicos com atividades curiosas, divertidas e programadas para nos roubar a atenção. Computadores, tablets, celulares, televisão etc. estão em toda parte. Se você está procurando por tempo adicional em seu dia, tenho uma sugestão: instale um aplicativo de rastreamento do tempo (time tracker) em seu computador e celular e analise quanto tempo você dedica às diversas atividades nesses aparelhos. Você irá se surpreender com o resultado.
A propósito, o instagram, por exemplo, já fornece a estatística de quanto tempo você se dedicou ao aplicativo durante a semana. Confira e surpreenda-se!
Princípio 4 – Organização
Organização é essencial para o uso otimizado do tempo. Você deve se lembrar de alguma ocasião em que ficou bastante tempo procurando por um documento, um comprovante, uma ferramenta ou até mesmo um arquivo em seu computador. Como já sugerimos, ‘dinheiro é tempo’. E perder tempo em meio à desorganização custa caro.
Há várias técnicas para que você organize seu ambiente físico, seu computador, suas finanças, suas contas, seus documentos… não faltam tutoriais detalhados a respeito na web. O importante é adotar o que mais funciona para você.
Para algumas pessoas, “ter um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar” é suficiente. Para outras pessoas, sem a ajuda de um personal organizer é impossível se organizar…
Uma dica para testar sua organização:
“Se aquilo que você precisar encontrar não for encontrável ou acessível em menos de 30 segundos, é sinal de que há possibilidade de melhorar a organização”.
Princípio 5 – Time Savers, ou “Economizadores de Tempo”
Aqui está um princípio que pode mesmo economizar meses da sua vida. Um economizador de tempo é um sistema ou dispositivo ou recurso que automatiza/diminui a necessidade de tempo para realização de uma tarefa.
Pense nas tarefas que você precisa realizar repetidamente… essas são excelentes oportunidades de otimizar o seu tempo.
Exemplos:
- Programar as contas em débito automático pode lhe economizar horas ao final de um mês;
- Utilizar o horário de tráfego intenso e congestionamento da volta do trabalho para ir a uma academia próxima pode ser uma ótima ideia, pois quando terminar sua atividade física o trânsito estará bem melhor e lhe tomará menos tempo de viagem;
- Ouvir um audiobook enquanto se desloca no trânsito ou na fila de espera pode lhe ajudar manter a leitura em dia;
- Fazer compras de supermercado pela internet pode ser vantajoso em tempo e em economia, muitas vezes;
Uma observação final: já comentei em outras edições que não acredito que seja possível realizar a Gestão do Tempo. O que conseguimos fazer é a gestão de nossos comportamentos e ações. O tempo corre por si só, independentemente do que possamos fazer. Pense nisso.
Em resumo
Seguindo os 5 princípios (Priorização, Planejamento, Foco, Organização e Utilização de Economizadores de Tempo), você se surpreenderá com os ganhos que poderá ter com o uso eficiente do tempo.
É hora de colocar em prática, não é mesmo?
Abraço, e sucesso!
Prof. Adriano Pedro Bom @adrianopedrobom
