Há mais de 80 anos foi criado pelo professor japonês Kaoro Ishikawa um programa chamado de 5S, desenhado para combater o desperdício. Este método, além de otimizar a utilização dos recursos naturais, auxilia na organização de todas as atividades humanas.
No Brasil, a metodologia foi muito difundida entre empresas, sendo aplicada nos processos de implementação de qualidade total e auxiliando as pessoas a trabalharem de forma mais eficiente a partir da redução de estoques e, em especial, de resíduos gerados pela produção industrial.
É um sistema que vale a pena aprender, pois pode ser utilizado em todos os ambientes de trabalho, seja em casa, nos escritórios e comércios. Para quem já conhece, é interessante relembrar. Os 5 “S” vêm de cinco palavras japonesas que significam o que está listado a seguir:
1. Seiri (senso de uso)
Eliminar objetos que não necessitamos mais. A ideia é pensar na utilidade. Se há dúvida – “talvez eu vá usar” –, guardar em local apropriado e, após um tempo, realizar o descarte. Nas empresas ou mesmo em casa a ideia é eliminar grandes estoques (na indústria, matéria prima em excesso, e em casa, por exemplo, os alimentos, pois têm prazo de validade). No espaço de trabalho, seja um escritório ou na bancada da cozinha, deixe apenas os materiais que serão utilizados na atividade a ser desempenhada.
2. Seiton (organização)
Ao realizar uma atividade, deixe próximo ao local o material de uso direto, sempre ao alcance de suas mãos. O material de uso eventual, procure deixá-lo em 2º plano; e se não houver previsão para utilização, guarde em local apropriado. É importante também identificar os materiais quando são guardados em caixas, por exemplo, assim torna-se fácil encontrá-los.
3. Seiso (senso de limpeza)
A limpeza é fundamental na qualidade da atividade exercida, pois evita problemas com o excesso de lixo. A ideia é “proibir de sujar”, mantendo sempre uma rotina de trabalho com asseio. Quando finda a atividade é muito importante recolher os materiais e realizar a limpeza total do local. Quanto ao lixo, ainda seria interessante acrescentar a urgência atual na separação de lixos. Também não é aconselhável se alimentar junto às mesas de trabalho, evitando resíduos em especial nos teclados.
4. Seiketsu
(senso de asseio/saúde)
Aliado à limpeza, este quesito tem relação com nossa imagem corporal. Por isso é importante o cuidado com nossas roupas, nossa higiene pessoal, nossa saúde e, ainda, nossa postura (cabeça erguida, sorriso no rosto e seriedade no tempo adequado). Bom humor e disponibilidade de trabalho mesmo quando não é tão prazeroso.
Também é interessante atentar para roupas adequadas aos ambientes de trabalho; por exemplo, os profissionais que trabalham em empresas ou obras precisam utilizar sapatos fechados, evitando saltos, saias e bermudas. Nas empresas que utilizam uniformes, é importante que este esteja sempre limpo e bem cuidado.
5. Shitsuke (senso de disciplina):
Todo trabalho é muito bem visto quando segue as regras do processo e quando atende aos prazos que foram pré-estabelecidos de forma contratual. A disciplina é característica nata para alguns indivíduos, no entanto há muitos que precisam exercitar esta aptidão. Os clientes (e professores) admiram muito esta disciplina de entregas.
Com o passar do tempo, este programa foi aprimorado, sendo acrescentados mais três “S”:
Shikari Yaro (determinação e União): senso que valoriza o trabalho em equipes e diferentes especializações para realizar uma atividade. Para isto, é importante também ter disciplina no posto de trabalho: se utilizou, devolva ao local correto; se pegou emprestado, devolva; se estragou, leve para conserto; se abriu (uma porta ou gaveta), feche.
Shido (treinamento): qualificação constante, sempre atualizando a atividade exercida.
Setsuyaku (Economia): senso de combate constante aos desperdícios.
O sistema 8S é adotado para buscar a qualidade total, manter a empresa organizada e prepará-la para a implantação das normas ISO 9000, OHSAS 18000 e outras. É uma metodologia que pode ser utilizada para mudar hábitos e comportamentos, com base nos conceitos de motivação, liderança, comunicação e qualidade de vida no local de trabalho.
O aprendizado e o exercício deste sistema proporcionam uma qualidade de vida e de geração de produtos e serviços excelentes, além de ser uma técnica facilmente aplicável dentro de casa e na vida pessoal. A ideia é pôr em prática a cada novo dia!
